Vie privée des employés

vie privée des employés

Note : L’information contenue dans la présente page Web est d’intérêt général et ne constitue pas un avis juridique. Qui plus est, elle n’aborde que certains aspects du droit au respect de la vie privée. Si vous avez des questions sur l’application d’une loi dans un contexte particulier, vous devriez consulter un avocat.

Cette FAQ a été financée par le Conseil de recherches en sciences humaines

Introduction

Le milieu de travail présente des défis particuliers en ce qui a trait au respect de la vie privée de chacun, et ce, pour plusieurs raisons, notamment le déséquilibre du pouvoir entre employeur et employés, les moyens techniques toujours plus poussés dont disposent les employeurs pour surveiller les activités des employés, la façon par laquelle la technologie permet à la journée de travail de s’immiscer davantage dans la vie privée, et les fortes pressions que subissent les employeurs pour recueillir et utiliser des renseignements personnels sur les employés en vue de satisfaire à des besoins liés à l’emploi, d’améliorer la productivité et de réduire les risques de poursuite. Tout au long de la présente Foire aux questions, nous citons les grandes conclusions de commissaires à la protection de la vie privée, de tribunaux et d’arbitres en droit du travail. Bien que les conclusions de commissaires à la protection de la vie privée soient importantes pour déterminer les droits et recours prévus par la loi, elles n’ont pas les mêmes incidences juridiques qu’une décision d’un tribunal. Notamment, les conclusions que la commissaire à la protection de la vie privée du Canada formule en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDÉ) et de la Loi sur la protection des renseignements personnels ne sont pas juridiquement contraignantes. Par contre, les décisions des commissaires à la vie privée en Alberta, en Colombie-Britannique et au Québec sont exécutoires dans ces provinces. Les décisions que rend un commissaire à la protection de la vie privée dans un ressort ne sont pas contraignantes dans un autre ressort. Cependant, les conclusions et décisions des commissaires ont de l’influence et servent de phares dans divers secteurs et ressorts quand des instances concernant le respect de la vie privée en milieu de travail se présentent.

F.A.Q.

Contenu

Qu’est-ce qu’un employé?

L’Agence du revenu du Canada (ARC) différencie les travailleurs selon qu’ils accomplissent un travail pour leur propre profit ou, à titre d’employés, au nom d’une autre personne ou d’une organisation. Cette définition est toutefois axée sur la notion de « profit », comme elle doit l’être puisqu’elle émane de l’ARC. Si vous vous reconnaissez dans cette définition de ce qu’est un employé, vous pouvez considérer que vous êtes un employé. Toutefois, si cette définition ne s’applique pas à votre situation, cela ne signifie pas pour autant que vous jouiez de malchance – la catégorie des « employés », au sens des lois sur la protection de la vie privée, peut être une catégorie élastique.

Ainsi, dans les lois de la Colombie-Britannique et de l’Alberta sur la protection de la vie privée dans le secteur privé, la définition d’« employé » vise les postes bénévoles.

 

Quelles lois sur la protection des renseignements personnels s’appliquent aux travailleurs du secteur public?

Si vous travaillez pour le gouvernement, un organisme gouvernemental, ou une institution publique telle qu’un conseil scolaire, une université, un collège ou une bibliothèque publique, vos renseignements personnels sont probablement protégés par les lois sur la protection des renseignements personnels dans le secteur public. Qu’il soit fédéral, provincial ou territorial, chaque ressort a des lois régissant ce qu’il peut faire ou non de vos renseignements personnels. Les employés municipaux sont assujettis aux lois provinciales, soit en vertu de la législation générale, soit (en Ontario, en Saskatchewan et en Nouvelle-Écosse) en vertu de lois précises qui s’appliquent à eux. Ces lois ont habituellement une annexe qui dresse la liste des organismes et institutions publiques auxquels elles s’appliquent.

 

Quelles lois sur la protection des renseignements personnels s’appliquent aux travailleurs du secteur privé?

Les renseignements personnels des travailleurs du secteur privé ne jouissent pas tous de la même protection conférée par loi sur la protection des renseignements personnels partout au Canada. Depuis juillet 2010, seules les entreprises réglementées par le gouvernement fédéra ou provincial (en Alberta, en Colombie-Britannique et au Québec) sont assujetties aux lois sur la protection des renseignements personnels du Canada. Les employeurs réglementés par le gouvernement fédéral sont assujettis à la LPRPDÉ, tandis que les employeurs de l’Alberta, de la Colombie-Britannique et du Québec sont assujettis aux lois sur la protection des renseignements personnels de ces provinces. Les lois visant le secteur privé en Alberta et en Colombie-Britannique contiennent des dispositions particulières qui définissent « les renseignements personnels des employés ».

 

Y a-t-il d’autres lois qui s’appliquent aux employés?

Les employés tant du secteur public que privé sont assujettis aux lois sur le droit de la personne, qui s’appliquent à des questions de vie privée telles que le dépistage obligatoire de la consommation de drogue et d’alcool auprès des employés. Chaque ressort (fédéral, provincial, territorial) a ses propres lois sur le droit de la personne.

Il se peut que les employés syndiqués tant du secteur public que privé jouissent d’une protection de leurs renseignements personnels conférée par des dispositions de leur convention collective. De fait, certains syndicats ont réussi à faire valoir les intérêts de leurs membres à l’égard de la protection de leurs renseignements personnels même si ces intérêts ne sont pas expressément protégés par la loi ou une convention collective. Dans un certain nombre de cas, par exemple, les syndicats ont pu démontrer qu’un employeur empiétait sur la vie privée d’un employé en transgressant l’obligation générale d’agir avec équité et le devoir d’agir de bonne foi. Des arbitres ont aussi appuyé les intérêts des employés dans des affaires dans lesquelles l’employeur demandait à ses employés de fournir des renseignements personnels inutiles, partageait indûment des renseignements personnels dans le milieu de travail ou divulguait inopportunément des renseignements personnels à des tiers. Un contrat de travail peut aussi contenir des dispositions protégeant les renseignements personnels de l’employé.

Les employés du secteur public sont aussi assujettis à la Charte canadienne des droits et libertés, qui a déjà été appliquée pour interdire la perquisition et la saisie déraisonnables ainsi que pour lutter contre la discrimination systémique en milieu de travail.

 

Qu’est-ce que les « renseignements sur un employé »? En quoi diffèrent-ils de mes autres renseignements?

Les lois sur la vie privée au Canada protègent les « renseignements personnels ». Ces renseignements sont définis dans la plupart de ces lois comme étant l’information sur une personne identifiable, c’est-à-dire qu’ils comprennent votre numéro d’assurance sociale, votre numéro d’employé, votre date de naissance, votre numéro de téléphone personnel ou à domicile, votre adresse personnelle, votre salaire, vos évaluations de rendement, votre dossier d’employé ainsi que vos renseignements médicaux.

Les renseignements liés à l’emploi sont soustraits à la définition des renseignements personnels dans certains textes législatifs, de telle sorte que toute information sur un employé n’est pas nécessairement considérée comme étant personnelle au regard des lois sur la vie privée. Par exemple, pour l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels du Canada, les renseignements liés à l’emploi qui sont recueillis, utilisés et partagés dans un contexte professionnel ne sont pas considérés comme étant personnels et, par conséquent, ne bénéficient pas de la protection garantie par cette loi. En général, les renseignements tels que le produit du travail d’un employé, les éléments matériels et d’autres renseignements générés dans le cadre de l’emploi ne sont pas assimilés à des renseignements personnels, ni le nom de l’employé, son poste, son adresse professionnelle et son numéro de téléphone au travail.

Selon la LPRPDÉ, le nom d’un employé, son titre, son adresse professionnelle et son numéro de téléphone au travail ne sont pas considérés comme étant des renseignements personnels non plus. Cependant, la commissaire à la protection de la vie privée du Canada a conclu que l’adresse électronique professionnelle d’un employé constituait un renseignement personnel en application de la LPRPDÉ, bien que la Loi sur la protection des renseignements personnels de la Colombie-Britannique stipule qu’une telle adresse fait partie des coordonnées soustraites à l’obligation d’obtenir un consentement et que l’Alberta ait également inclus cette adresse dans les coordonnées d’affaires.

Les lois sur la vie privée de l’Alberta et de la Colombie-Britannique ont une définition des « renseignements personnels d’un employé » qu’il faut traiter de manière différente des renseignements personnels liés à l’emploi. Ces deux provinces définissent de manière exhaustive les renseignements sur un employé, qui sont des renseignements personnels sur quelqu’un qui est employé ou employé éventuel et « [TRADUCTION] dont une organisation a raisonnablement besoin […] pour établir un lien d’emploi ou de bénévolat entre l’organisation et la personne, le gérer ou y mettre fin, à l’exclusion de renseignements personnels non liés à cette relation »

Il est à noter que, dans certains cas, l’information sur la classification, l’échelle salariale, la prestation d’avantages facultatifs, le remboursement de dépenses discrétionnaires et les responsabilités du poste occupé par une personne sont invariablement divulgués au conseil d’administration ou au public. Dans ces cas, les employeurs n’ont habituellement pas besoin d’obtenir le consentement de l’employé, bien qu’il soit préférable d’en aviser l’employé à l’avance.

 

Circonstances préalables à l’emploi

Quels renseignements un employeur éventuel peut-il demander?

Il faut trouver un juste équilibre. Un employeur a des besoins légitimes de recueillir des renseignements personnels sur d’éventuels employés – il doit savoir qui il engage et comment le joindre pour le convoquer en entrevue ou lui offrir un emploi.

Les lois sur la vie privée en Alberta et en Colombie-Britannique permettent à un employeur de recueillir, d’utiliser et de divulguer des renseignements liés à l’emploi sans consentement dans le but d’établir un lien d’emploi, de le gérer ou d’y mettre fin. En revanche, ces lois ne précisent pas ce que sont ces renseignements, indiquant seulement que l’organisation doit en avoir normalement besoin. Cela dit, l’employeur doit toujours : a) aviser l’employé éventuel de l’information qui sera recueillie à son sujet et des raisons le justifiant; et b) veiller à ce que l’employé éventuel soit au courant de ses droits d’accès à cette information et de ses droits de correction. Il ne faut pas oublier que cela s’applique seulement aux renseignements dont l’employeur a raisonnablement besoin – toute information au-delà de ce qui est raisonnable est assujettie aux règles régulières du consentement.

Actuellement, la LPRPDÉ ne traite pas des circonstances préalables à l’emploi. L’alinéa 4(1)b) s’applique seulement à l’information sur une personne qui est au service d’une entreprise fédérale. L’article 3 du projet de loi C-29, actuellement débattu en Chambre, inclurait expressément les candidats à un poste dans une entreprise fédérale. D’autres mesures législatives, applicables tant au secteur privé qu’au secteur public, ne visent pas non plus le contexte préalable à l’emploi.

Évidemment, le fait qu’il n’y ait pas de mention expresse de ces circonstances dans la loi ne signifie pas pour autant qu’elles en sont exclues. Les employeurs sont donc invités à faire preuve de sensibilité à l’égard des renseignements personnels dans leurs méthodes et politiques d’embauche. La Commission ontarienne des droits de la personne a publié le guide Vous embauchez? Pensez aux droits de la personne, qui peut aider les employeurs et employés éventuels à comprendre l’intersection entre les droits de la personne et la protection de la vie privée.

 

Qu’en est-il du dépistage de la consommation de drogue ou d’alcool – un employeur éventuel peut-il m’obliger à m’y soumettre?

Une des difficultés que soulève la situation préalable à l’emploi est le déséquilibre du pouvoir. Bien qu’en principe un employeur éventuel ne puisse « forcer » quelqu’un à se soumettre à un tel dépistage, la plupart des candidats savent ou craignent qu’en opposant un refus à ce test leur candidature sera rejetée.

Si l’on se rappelle que les lois régissant le secteur privé en Alberta et en Colombie-Britannique font mention de renseignements « dont une organisation a raisonnablement besoin » aux fins du lien d’emploi, il incombe aux employeurs de s’assurer qu’il est nécessaire de demander un test de sobriété pour exercer les fonctions du poste. Les employeurs devront aussi être en mesure de montrer la nécessité de ce dépistage s’ils sont sommés de le faire.

Le commissaire à la protection de la vie privée du Canada s’est penché sur cette question, mais c’était en 1990, avant le dépôt de lois sur la protection de renseignements personnels dans le secteur privé où que ce soit au Canada. Bien que l’analyse du commissaire ait porté uniquement sur la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Commissariat recommande clairement que le dépistage de la consommation de drogue et d’alcool soit fait seulement s’il n’y a pas de solution de rechange et si les circonstances justifient un tel degré d’intrusion. La Politique de la Commission canadienne des droits de la personne sur le dépistage des drogues et de l’alcool  va dans le même sens et suggère aussi de ne pas demander de tests avant qu’une offre d’emploi ait été faite, et ce, dans l’optique de réduire la pression exercée sur un candidat pour qu’il s’y soumette.

 

Un employeur éventuel peut-il faire une recherche sur moi sur Google ou sur Facebook? Doit-il obtenir mon consentement?

Il est notoire que les employeurs, en vue de recueillir le plus de renseignements possibles sur lesquels fonder une décision, mènent des « vérifications d’antécédents » en ligne, en plus des vérifications du casier judiciaire et de la solvabilité (là où la loi le permet). De fait, une enquête menée en 2007 auprès de 250 employeurs des États-Unis a fait ressortir que 44 % d’entre eux ont utilisé les sites de réseautage social pour examiner le profil des candidats à un poste. Des données d’une enquête de 2006 d’ExecuNet montrent une tendance semblable, 77 % des recruteurs de cadres utilisant les moteurs de recherche sur le Web pour connaître le profil de candidats, et 35 % d’entre eux admettant avoir éliminé des candidatures en fonction des résultats de ces recherches. Une étude plus récente de Microsoft a conclu que 70 % des gestionnaires recruteurs ont admis rejeter des candidatures en raison d’un résultat de recherche en ligne. Vu que ce nombre ne comprend que les gestionnaires qui ont rejeté une candidature, on peut supposer que le pourcentage de gestionnaires qui mènent de telles recherches est encore plus élevé.

Il reste à déterminer jusqu’à quel point ces pratiques sont légales – des tribunaux de partout dans le monde ont appliqué différentes interprétations. Aux États-Unis, en mai 2007, la Cour d’appel américaine de compétence fédérale a décrété que l’utilisation de Google pour faire enquête sur un employé ne violait pas le droit de celui-ci à l’équité fondamentale. Par opposition, la Finlande a imposé de solides interdictions juridiques contre les employeurs qui mènent des recherches en ligne sur les employés ou sur des employés éventuels. Tout employeur qui recueille des renseignements d’une source autre que l’employé ou le candidat lui-même doit d’abord obtenir le consentement de l’intéressé.

Dans des pays comme le Canada, où il n’y a pas de loi assurant une protection juridique semblable, il faut déterminer la responsabilité en fonction non pas de l’acte de recherche, mais plutôt de la possibilité que des décisions d’embauche aient été prises sur la foi de renseignements inappropriés. Ce sont non seulement les renseignements effectivement trouvés lors d’une recherche qui sont en cause, mais aussi les inférences injustes qui pourraient découler de l’information obtenue sur un site. À l’instar de toute autre collecte de renseignements préalable à l’emploi, les pratiques exemplaires pour les employeurs prévoient l’élaboration et la diffusion d’une politique décrivant quels renseignements seront examinés, et à quelles fins. En sachant que la législation sur les droits de la personne interdit la discrimination dans l’emploi pour les motifs mentionnés, un employeur pourrait songer à reporter une telle recherche après avoir pris une décision d’embauche afin de s’assurer qu’il n’y a pas d’irrégularité ou d’apparence d’irrégularité.

 

Surveillance d’un employé

Un employeur peut-il utiliser des caméras de surveillance pour superviser les employés? Quelles restrictions s’appliquent en la matière?

L’une des premières interprétations de la LPRPDÉ qu’a dû faire un tribunal portait justement sur  une affaire de surveillance d’employés. Dans cette affaire, le commissaire à la protection de la vie privée a proposé, et la Cour fédérale du Canada a accepté, que l’évaluation du caractère raisonnable de la surveillance d’employés – comme le prescrit le paragraphe 5(3) de la LPRPDÉ – devait se faire en fonction du critère comportant quatre volets qui suit :

  1. Peut-il être démontré que la mesure est nécessaire pour répondre à un besoin précis?
  2. Est-elle susceptible d’être efficace pour répondre à ce besoin?
  3. L’atteinte à la vie privée est-elle proportionnelle à l’avantage obtenu?
  4. Existe-t-il un moyen d’arriver au même but tout en réduisant l’atteinte à la vie privée?

On peut ainsi conclure que le but visé par les caméras de surveillance sera clé lorsqu’il s’agit de déterminer si leur présence est appropriée. La surveillance furtive – c’est-à-dire la présence de caméras à l’insu des employés – sera évaluée de la manière la plus critique et sera considérée comme étant justifiée seulement dans des situations très précises; en revanche, des caméras de surveillance bien en vue ne conviendraient qu’à des fins particulières ou en cas de soupçons d’actes répréhensibles.

 

Mon employeur utilise un système de repérage de l’emplacement physique. Est-ce acceptable?

Ces technologies peuvent fonctionner de bien des manières. Certains employeurs utilisent des cartes PASS, comportant une puce d’identification par radiofréquence, qui leur permettent de suivre, depuis leur bureau, le déplacement des employés. D’autres se servent plutôt de GPS installés dans les véhicules de travail. En bref, il n’y a donc pas de réponse toute faite, c’est-à-dire pas de technologie qui sont « acceptables » ou « inacceptables ». Avant de décider si une méthode est acceptable ou non, il faut plutôt examiner la technologie elle-même, son degré d’intrusion dans la vie privée et l’objectif visé par la collecte et l’utilisation de renseignements.

La commissaire à la protection de la vie privée du Canada a eu l’occasion de faire enquête au sujet d’une plainte sur l’utilisation de GPS dans les véhicules de travail. En reconnaissant que les données de GPS constituaient des renseignements permettant d’identifier une personne (au même titre, selon toute vraisemblance, que les renseignements d’une puce d’identification par radiofréquence), elle a conclu que, puisque cette pratique est maintenant très répandue, le consentement des employés était nécessaire. Pour déterminer le caractère raisonnable de cette pratique, elle a repris les quatre facteurs énoncés dans l’affaire Eastmond, à savoir :

  1. Peut-il être démontré que la mesure est nécessaire pour répondre à un besoin précis?
  2. Est-elle susceptible d'être efficace pour répondre à ce besoin?
  3. L’atteinte à la vie privée est-elle proportionnelle à l’avantage obtenu?
  4. Existe-t-il un moyen d’arriver au même but tout en réduisant l’atteinte à la vie privée?

En dernière analyse, elle a approuvé l’utilisation de la technologie pour améliorer la précision des aiguillages ainsi que la sécurité et la gestion des biens, mais elle a exprimé des craintes quant à son emploi à des fins de gestion des employés et elle a admis que cette technologie pourrait être appropriée seulement dans des circonstances limitées, exceptionnelles et bien définies.

 

Mon employeur peut-il me contraindre à fournir un identificateur biométrique?

En termes simples, un identificateur biométrique est un paramètre physique ou un trait de comportement qui sert à établir l’identité d’une personne. Bien que les empreintes digitales soient un identificateur biométrique connu, il en existe d’autres, comme l’iris de l’œil, la reconnaissance faciale, l’ADN, etc. Les traits de comportement peuvent aussi servir d’identificateur, tels que la démarche ou la voix. On pourrait dire (comme l’a fait la Cour fédérale) qu’il y a trois façons d’identifier quelqu’un : par ce qu’elle possède (comme un laissez-passer), ce qu’elle sait (comme un mot de passe ou un code) ou ce qu’elle est (comme ses attributs biométriques). Parmi les mesures de sécurité, les indicateurs biométriques sont les plus sûrs, mais aussi les moins respectueux de la vie privée.

La commissaire à la protection de la vie privée du Canada a reçu une plainte d’employés d’une compagnie de télécommunication qui s’orientait vers l’utilisation d’indicateurs biométriques (dans ce cas-ci, l’empreinte vocale). Ces quatre employés ne se sentaient pas à l’aise de fournir cette information. La compagnie soutenait que cette technologie convenait. Pour déterminer le caractère raisonnable de cette pratique, la commissaire a repris les quatre facteurs énoncés dans l’affaire Eastmond, à savoir :

  1. Peut-il être démontré que la mesure est nécessaire pour répondre à un besoin précis?
  2. Est-elle susceptible d'être efficace pour répondre à ce besoin?
  3. L’atteinte à la vie privée est-elle proportionnelle à l’avantage obtenu?
  4. Existe-t-il un moyen d’arriver au même but tout en réduisant l’atteinte à la vie privée?

Après analyse, elle a jugé que le but était raisonnable. Les plaignants ont porté l’affaire devant la Cour fédérale du Canada.

La cour a convenu que l’empreinte vocale constituait un renseignement personnel, mais d’un ordre situé au bas de l’échelle et ne nécessitant que de faibles normes de protection de la vie privée. D’une manière qui prête à confusion, elle a ensuite décidé qu’il fallait un consentement *et* que, même si les (quelques) plaignants refusaient d’accorder celui-ci, la compagnie pouvait aller de l’avant et mettre en œuvre le système.

On comprend alors que, même si un indicateur est biométrique et par conséquent un renseignement très personnel, un employeur peut quand même le recueillir et l’utiliser dans le cadre d’un système de sécurité s’il le souhaite. D’une part, la cour a clairement indiqué que le caractère raisonnable de cette pratique était évalué seulement en fonction de sa mise en œuvre actuelle et que, si l’information venait à être utilisée ou divulguée d’une autre manière, il serait alors nécessaire et souhaitable de revoir la question. D’autre part, la sensibilisation de l’opinion publique s’accroît toujours plus à l’égard des identificateurs biométriques, ce qui pourrait avoir comme effet de changer l’équilibre si jamais une situation comme celle-ci se présentait à nouveau.

 

Mon employeur a-t-il le droit de voir tout ce que je fais à l’ordinateur du bureau?

La plupart des employés ne penseraient jamais que leur employeur est autorisé à les surveiller aux toilettes parce qu’ils utilisent une technologie ou une installation fournie par celui-ci. Pourtant, on avance souvent un tel argument dans ce genre de situations.

On peut dire à juste titre que ce domaine a évolué au Canada, jusqu’à maintenant, dans un sens bien différent de celui des États-Unis. Dans ce pays, les « attentes raisonnables en matière de respect de la vie privée » alliées à la conclusion qu’un employeur est responsable des actes de ses employés ont fait en sorte que les employeurs ont un accès presque total à la technologie. Les employeurs soutiennent que, s’ils sont tenus responsables, ils doivent pouvoir surveiller les employés et que ceux-ci ne s’attendent pas à un grand respect de leur vie privée dans l’ordinateur de leur employeur.

En revanche, au Canada, la situation a suivi un autre cours. Bien que les tribunaux ne se soient pas prononcés définitivement sur ce genre de surveillance, la commissaire à la protection de la vie privée du Canada a publié à l’été 2010 les conclusions d’une enquête sur la surveillance des courriels dans lesquelles elle formule quelques propositions générales :

  • Même dans les cas où les courriels envoyés ou reçus par les employés dans le système d’une organisation sont considérés comme faisant partie des dossiers organisationnels, de tels courriels contiennent également les renseignements personnels des employés qui sont protégés par la Loi. Le Commissariat considère qu’il est inacceptable que les organisations surveillent les courriels des employés sans raison valable en vertu de la Loi.
  • En temps normal, un employé doit être informé de l’accès de l’organisation à ses courriels et de l’utilisation qu’elle en fait, et y consentir. Toutefois, les paragraphes 7(1) et (2) de la Loi prévoient des exceptions, à savoir qu’une organisation peut recueillir et utiliser les courriels d’un employé à son insu et sans son consentement dans certaines circonstances.
  • Notamment, les alinéas 7(1)b) et 7(2)d) permettent la collecte et l’utilisation de renseignements personnels, dont les courriels d’employés, à l’insu de l’intéressé et sans son consentement, à des fins liées à une enquête sur la violation d’un accord ou des lois fédérales ou provinciales.

Il est ainsi raisonnable de déduire que tous les outils fournis par l’employeur – ordinateurs, appareils BlackBerry, téléphones, etc. – seront assujettis à des principes semblables. Ainsi, bien que les communications faites à partir de ces outils soient considérées comme faisant partie de l’information d’entreprise, elles font aussi partie des renseignements personnels de l’employé et, à ce titre, elles sont protégées par la LPRPDÉ. La sagesse commande qu’un employeur se dote d’une politique sur l’utilisation acceptable des technologies, qu’il la communique clairement aux employés et qu’il limite l’accès à ces renseignements sans consentement à des situations telles qu’une enquête. Il est toutefois à noter qu’un employeur qui tenterait de surveiller les renseignements de tous les employés sur ces appareils ou d’y accéder serait probablement reconnu coupable de violation de la LPRPDÉ; même si les conclusions de la commissaire portent évidemment qu’une telle surveillance devrait être autorisée, celle-ci doit être ciblée et motivée par une enquête sur un employé ou un dossier en particulier.

Dispositions personnelles ou liées à l’emploi??

 

Que puis-je faire pour indiquer qu’une communication est « personnelle » et ainsi empêcher mon employeur de la consulter?

Les progrès de la technologie, les changements au sein de la population active et l’évolution des attentes ont tous eu une incidence sur l’idée que l’on se fait de la « journée de travail ». Même si, auparavant, cette journée se déroulait durant une plage horaire isolée de 9 h à 17 h, aujourd’hui un employé peut travailler par quarts, en mode partagé ou selon un horaire comprimé. Au lieu d’avoir un bureau, il peut faire du télétravail. Que ce soit dans un bureau ou ailleurs, la technologie (comme les appareils BlackBerry, les assistants numériques, les téléphones cellulaires, les ordinateurs portables) favorise aussi une journée de travail répartie tout au long de la journée, le « travail » n’étant pas limité à un emplacement précis et ne cessant pas à une heure déterminée. L’absence de frontières claires ouvre la voie à de nouveaux risques et de nouvelles incertitudes quant à la vie privée d’un employé.

GPS dans les véhicules de travail. Téléphones cellulaires, téléphones intelligents, assistants numériques et ordinateurs portables fournis par l’employeur. Utilisation de technologies fournies par l’employeur au bureau, mais à l’extérieur des heures de travail ou de la plate-forme de travail (comme le courriel Web). Service de téléphone ou d’Internet financé (ou remboursé) par l’employeur. Tout cela brouille les frontières entre le « travail » et les « heures personnelles » et, par conséquent, peut causer des soucis au regard respect de la vie privée d’un employé.

D’abord et avant tout, il est impératif qu’un employeur se dote d’une politique (ou de politiques) sur l’utilisation acceptable des technologies, sur la surveillance et autre, et qu’il la communique clairement aux employés. L’une des premières exigences/attentes des lois sur le respect de la vie privée est la transparence. Même dans les ressorts qui ont abaissé les exigences liées à la protection des renseignements personnels d’un employé, l’obligation d’informer les personnes visées demeure et, de ce fait, gagne en importance, du moins est-il permis de le penser.

Ensuite, il y a le caractère raisonnable. La commissaire à la protection de la vie privée du Canada a insisté sur le caractère raisonnable pour évaluer ce genre d’intrusion; cette démarche rejoint aussi les lois de l’Alberta et de la Colombie-Britannique, qui permettent de recueillir des renseignements personnels sur un employé sans obtenir son consentement, mais seulement s’il est justifié de le faire pour établir un lien d’emploi, le gérer ou y mettre fin. Les tribunaux ont adopté le test suivant pour évaluer le caractère raisonnable conformément au paragraphe 5(3) de la LPRPDÉ :

  1. Peut-il être démontré que la mesure est nécessaire pour répondre à un besoin précis?
  2. Est-elle susceptible d'être efficace pour répondre à ce besoin?
  3. L’atteinte à la vie privée est-elle proportionnelle à l’avantage obtenu?
  4. Existe-t-il un moyen d’arriver au même but tout en réduisant l’atteinte à la vie privée?

Cessation d’emploi

 

Soit mon employeur n’a pas de politique, soit il ne m’en parle pas – comment puis-je savoir quels sont mes droits et obligations?

Les pratiques équitables en matière d’information, le Code type sur la protection des renseignements de l’Association canadienne de normalisation, les lois fédérales et provinciales, toutes ces mesures renferment la notion de transparence, c’est-à-dire qu’une organisation a l’obligation de dire (de manière compréhensible) qu’elle recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels et de dévoiler les mesures de sécurité et de stockage entourant cette information.

 

J’ai pris un congé de maladie – quels renseignements dois-je fournir à mon employeur? Qu’en est-il d’une demande de prestation d’invalidité?

À l’instar d’autres questions de vie privée d’un employé, il est parfois difficile d’arriver à un équilibre entre les intérêts divergents de l’employé et de l’employeur. Les motifs de l’employeur doivent être raisonnables, et il est probablement justifié de penser que le degré de maladie et la durée de l’absence pour cause de maladie ont une influence sur cette question.

Par exemple, il existe toute une série de plaintes de la part d’employés dont l’employeur a exigé qu’ils fournissent non seulement une note du médecin, mais aussi des renseignements sur leur diagnostic pour attester le bien-fondé de leur demande de congé de maladie. Dans ces cas, la commissaire à la protection de la vie privée du Canada a indiqué qu’il est tout à fait raisonnable pour une organisation d’exiger un certificat médical pour les absences du travail, mais étant donné que cette attestation ne vise qu’à assurer la légitimité de l’absence, elle devrait suffire en elle-même et ne pas avoir à contenir de renseignements sur le diagnostic.

Dans le cas d’une invalidité, la commissaire a conclu qu’il est acceptable qu’un employé ait à consentir à ce que son médecin communique des renseignements médicaux au sujet de sa maladie au personnel en santé au travail de l’entreprise. Dans une autre plainte dans laquelle l’entreprise a exigé que les formulaires d’assurance-invalidité à long terme (qui contiennent beaucoup de renseignements personnels) lui soient envoyés à elle plutôt qu’à la compagnie d’assurances, la commissaire a conclu que l’organisation avait agi de manière inappropriée. Il semble qu’il soit généralement acceptable d’exiger de l’information qui est nécessaire, mais elle doit être fournie directement à ceux qui en ont besoin au lieu d’être versée au dossier général du personnel. Dans le même esprit, pour des personnes à qui l’on a demandé de subir un examen médical, la commissaire a conclu qu’une telle demande était fondée.

 

Je travaille au gouvernement – mes courriels personnels sont-ils assujettis à l’accès à l’information?

Dans une affaire récente, la Cour suprême du Wisconsin a décidé que les courriels envoyés par des enseignants à partir d’ordinateurs de travail ne doivent pas être divulgués en vertu de la loi intitulée Open Records [dossiers ouverts] si les enseignants indiquent qu’il s’agit de courriels personnels. Il est toutefois à noter que cette décision semble axée sur la question de savoir si les courriels sont des « dossiers ». Au Canada, par contre, un « dossier » se définit au sens large comme tout ce qui n’est pas une publication. En conséquence, les courriels – peu importe qu’ils soient personnels ou non – semblent être visés par cette définition. Or, le fait d’être soumis à l’accès à l’information ne signifie pas systématiquement que les courriels seront divulgués. Il faudrait d’abord qu’ils soient pertinents pour être visés par une demande d’accès, puis il faudrait que l’importance du contenu aille au-delà des intérêts personnels puisque tant la Loi sur la protection des renseignements personnels que la Loi sur l’accès à l’information renferment des exceptions qui empêchent la divulgation de renseignements personnels autres que ceux du demandeur.

 

Mon employeur possède maintenant beaucoup de renseignements à mon sujet. Y a-t-il des limites à ce qu’il peut en faire?

Il est important de ne pas perdre de vue la notion de caractère raisonnable ici – l’employeur a seulement pu recueillir des renseignements à des fins raisonnables et peut seulement les utiliser ou les divulguer à des fins raisonnables. Si les fins sont raisonnables, l’employeur a l’autorisation de recueillir, d’utiliser ou de divulguer le moins de renseignements possible pour répondre aux objectifs visés. De plus, tout renseignement en sa possession doit être protégé par des mesures de sécurité convenables et détruit de manière appropriée une fois qu’il n’est plus utile. Ces normes régiront ce que l’employeur peut faire de vos renseignements personnels.

Il faut aussi se rappeler que vous avez le droit de voir l’information que votre employeur possède sur vous et de demander que des corrections ou des modifications y soient apportées en cas d’inexactitude.

 

Mon employeur peut-il me congédier pour une remarque que j’ai faite en ligne?

Au Canada et aux États-Unis, il y a eu quelques affaires dans lesquelles des personnes ont fait l’objet de mesures disciplinaires ou ont été congédiées à cause de propos publiés sur Facebook, Twitter ou un autre média social. À Ottawa en 2007, des employés de Farm Boy ont perdu leur emploi quand la société a pris connaissance de messages et de contenu dans un groupe de Facebook baptisé « I Got Farm Boy’d ». Au Québec, en 2009, une femme touchant des prestations d’invalidité en raison d’une dépression a vu ses avantages coupés après avoir publié sur sa page Facebook des photos d’elle au restaurant, dans des clubs et en vacances, autant d’activités recommandées par son médecin selon ses dires.

En vertu du droit du travail, il est possible de congédier un employé pour motif valable. En général, avant d’en arriver là, l’employeur doit aviser l’employé du problème et entamer des mesures disciplinaires progressives pour tenter de résoudre la situation. Toutefois, dans des cas extrêmes, l’employeur peut mettre directement fin à l’emploi, sans avis écrit. Il s’agit de cas où il est entendu que l’employé a fait quelque chose (une fois ou à plusieurs reprises) qui mine tellement les relations employeur-employé qu’elle constitue une rupture du contrat de travail de la part de l’employé.

 

Je m’inquiète de savoir ce qui va se passer – y a-t-il des règles sur ce que peut dire un employeur à mon sujet?

Selon toute vraisemblance, il y a deux situations dans lesquelles on pourrait communiquer avec votre employeur pour obtenir des références : (1) vous fournissez son nom comme répondant ou (2) quelqu’un souhaite vérifier votre C.V.

Si un employeur éventuel téléphone à votre ancien employeur, ou en d’autres termes s’il vérifie vos antécédents, il doit vous aviser de ses intentions, expliquer ses raisons et s’assurer de recueillir et d’utiliser uniquement des renseignements dont il a raisonnablement besoin pour établir une relation d’emploi. En Alberta et en Colombie-Britannique, l’employeur éventuel peut ensuite faire les vérifications, mais en vertu de la LPRPDÉ il doit obtenir le consentement du candidat. Si vous avez fourni le nom d’un répondant, on tient pour acquis que vous avez consenti implicitement à ce que des renseignements soient recueillis et utilisés.

Selon les pratiques exemplaires, tout employeur doit user de prudence quand il fournit des références. D’abord, il doit s’assurer que la demande est authentique, en vérifiant par exemple le numéro de téléphone, en exigeant une demande par écrit, etc. Ensuite, il doit se préparer – il devrait avoir le dossier de l’employé à portée de la main et le consulter à l’avance et pendant la discussion. Enfin, il devrait éviter tout énoncé subjectif (opinion, prévision, analyse) et préférer plutôt un compte rendu clair et factuel. L’employeur a tout intérêt à agir avec circonspection – selon une décision récente d’un tribunal, le défaut d’un employeur de fournir de bonnes références a pour effet d’accroître du tiers la période de préavis auquel un employé congédié a droit.

Les arbitres en droit du travail se sont aussi penchés sur la question – dans une décision, un arbitre nommé en vertu du Code canadien du travail a déterminé quels renseignements l’employeur pouvait fournir et les moyens par lesquels il pouvait le faire. L’employeur a été sommé de réagir en envoyant ou en livrant une copie d’une lettre de recommandation dictée par l’arbitre lui-même.